Contract Management een "must"
In een wereld waarin belangen, aansprakelijkheden, bedragen en eisen toenemen, is het van eminent belang dat zakenpartners zich op een verantwoorde wijze met elkaar verbinden door het vastleggen van prestatie en tegenprestatie, voorwaarden en condities; kortom: een overeenkomst of contract. Het is geen uitzondering dat partijen in de zakenwereld grote en belangrijke transacties met elkaar aangaan of projecten opstarten, zonder dat daarbij een gewogen en billijke overeenkomst is ondertekend, die partijen verbindt zich te houden aan wat ze hebben afgesproken. We praten dan nog niet eens over het zich voordoen van onvoorziene omstandigheden of gebeurtenissen, die veel invloed kunnen hebben op de relatie tussen partijen.

De omissie van een goed contract heeft al menig bedrijf in grote problemen gebracht, de winst c.q. continuïteit onder druk gezet. We kunnen in een dergelijk geval al snel spreken van mismanagement of wanbeleid, omdat het afdekken van risico's en het indekken tegen onredelijke of onbillijke aanspraken een verplichting is van een zakelijk verantwoord opererende ondernemer c.q. manager.

Globalisering economie accelereert risico
We zien een sterke globalisering van de economie in de laatste twee decennia. Buitenlandse partijen opereren steeds vaker op onze nationale markt en wij bieden onze diensten aan in het buitenland. Zolang contracten worden gebaseerd op rechtssystemen ontsproten uit het oude Romeinse / Franse systeem (zoals het Nederlandse recht), dan is het risico nog overkomelijk. Komen we echter in aanraking met Angelsaksische rechtssystemen, zoals het Engelse of Amerikaanse recht, hoedt u zich dan voor grote risico's. Het Angelsaksische recht kent namelijk de verhaalmogelijkheid van indirecte gevolgschade, zware boeteclausules en verregaande productaansprakelijkheid. Zaken die in ons nationaal recht vreemd zijn of althans zeer zeldzaam. Zaken ook waartegen ons rechtssysteem ons dus niet beschermt, als we de toepasselijkheid van een Angelsaksisch recht hebben aanvaard in een overeenkomst.

Vooral in de ICT, telecom, energiemarkt, aannemerij alsmede de petrochemie en olie & gas industrie, wordt veel internationaal gewerkt, met daaraan gekoppeld grote risico's en verregaande aansprakelijkheden. Het blijkt echter dat binnenlandse partijen te snel geneigd zijn te goeder trouw te handelen met landen die andere rechtssystemen hanteren. Uit onze praktijk blijken de frequente gevallen van onderschatting van de gevaren en de soms ingrijpende gevolgen voor het resultaat van een project.

Aannemerij
In de wereld van de aannemerij wordt in Nederland bijzonder veel aanbesteed door de overheid (de publieke sector). Niet zelden betreft het hier omvangrijke projecten in de GWW-sector (Grond- Weg en Waterbouw). Ook hier blijkt dat partijen zich in de luren laten leggen door slechte contracten of absurde (ontwerp) risico eisen, waarbij de aanbestedende partij niet zelden alle verantwoordelijkheid van zich afschuift in het kader van de Design & Construct contracten. Daarbij worden in dat kader strenge eisen gesteld aan opleverdata, kwaliteit van het werk, veiligheid en cosmetische zaken. Bovendien is er de factor macht bij de aanbestedende partij inzake de toetsing van ontwerpen, keuzes van bouwstoffen en wijze van uitvoering . Zaken die de voortgang en winstgevendheid van dergelijke projecten negatief kunnen beïnvloeden.

Overheden in vergelijking tot private partijen malen er vaak veel minder om, om geschillen arbitraal of gerechtelijk te laten beslissen. Zaken die veel tijd en geld kosten, om nog maar niet te praten van de frustratie die hiermee gepaard gaat.

Het is van eminent belang dergelijke aanbestedingen en contracten te laten evalueren c.q. onderhandelen en begeleiden door professionele contract managers.

Claim management
Indien u in een situatie belandt waarbij claim management om de hoek komt kijken dan heeft u vaak al heel wat steken laten vallen, en is er sprake van onplezierige zaken als boetes, negatieve kasstromen en beschadigde relaties met de klant. Claim management komt in de buurt van "de put dempen als het kalf verdronken is", en heeft een negatieve lading. Indien u al eens een claim heeft opgebouwd dan weet u dat zelden de volledige schade wordt betaald, of dit nu tot stand komt door een onderhandse schikking, een arbitragezaak of een rechtzaak. We spreken dan nog niet eens over tijdsverlies en demobilisatie kosten ontstaan door de extra aandacht en uren die benodigd bleken.

Naast het feit dat een claim aan het eind van een project meestal is ontstaan door een onzorgvuldig contract, blijkt tevens dat een claim vaak slecht of moeizaam is te onderbouwen door omissie van hetzelfde kwaliteitscontract of onderhoud van een contractsituatie (het feitelijke "contractmanagement"). Meerwerken die onvoldoende zijn afgestemd, interpretatieverschillen ten aanzien van de bestekken, interventies van of door derden, enzovoort. Het is dus zaak te voorkomen, of althans de kansen te minimaliseren, in een dergelijke situatie terecht te komen. En, u raadt het al, men voorkomt dit door een degelijk contract op te stellen alvorens men aan het werk gaat, en dit vervolgens naar behoren te onderhouden.

Letter of Intent / Intentieverklaring
De LOI of Intentieverklaring is een zeer gevaarlijk fenomeen, wat echter niet betekent dat het altijd is te vermijden. Een intentieverklaring is niets meer of niets minder dan een voorlopige opdracht, waarbij meestal referenties worden ingebouwd naar documenten, bestekken en voorwaarden die soms nog niet eens volledig zijn of daadwerkelijk overeengekomen tussen partijen. Toch zien we in de praktijk partijen met mekaar in zee gaan op basis van een intentieverklaring. We noemen het hier een voorlopig contract, omdat dat de feitelijke opzet is van een intentieverklaring. Maar vergeet niet dat deze voorlopige contracten, afhankelijke van formulering en de omstandigheden, heel goed rechtsgevolgen kunnen hebben.

Het is ontzettend belangrijk dat intentieverklaringen worden bekeken door professionele contract managers en juristen. GHC International heeft veel ervaring met dergelijke zaken. Onderschat niet de risico's van deze (voorlopige) contracten, want dat zijn het tenslotte, ook al beslaan ze soms niet meer dan een paar A-4-tjes.

En als het te laat is ...
... dan staat u of met lege handen, of in de rechtszaal, of voor een arbitragezaak. Geen van allen aantrekkelijke opties. Met lege handen staan betekent dat uw zaak erg zwak was, of dat u een tactisch / strategische beslissing heeft genomen uw gelijk niet te halen. Arbitrage en de weg naar de rechter zijn lange en kostbare trajecten, die niet alleen hun weerslag hebben op uw agenda en portemonnee, maar tevens de relatie met uw klant kunnen verstoren.

Onderschat u de lengte en de intensiviteit niet van gerechtelijke procedures. De geschillen welke voor arbiter(s) of rechter komen duren minimaal vele maanden maar veel vaker enkele jaren, zeker als de gehele procedure met hoger beroep wordt doorlopen. Een tussenvorm, of alternatief, kan worden gevonden in mediation of zelfs mediation-arbitration. Mediation is bemiddeling door een derde, onafhankelijke, persoon. Bij mediation wordt, ten opzichte van een rechtszaak of arbitrage procedure, ook naar omstandigheden gekeken welke niet direct in het geding zijn gebracht. Bij mediation-arbitration wordt, simpel gezegd, begonnen met een mediation door een of meer bemiddelaars, welke in de tweede fase de arbiters worden in de arbitrage procedure. Maar met beide laatste fenomenen is nog weinig ervaring, en zeker mediation-arbitration is redelijk omstreden (vanwege mogelijke bevooroordeeldheid van de arbiters door het minder formele voortraject van mediation).

Als u al eens dergelijke procedures hebt meegemaakt dan zult u waarschijnlijk veel herkennen van wat wij u vertellen. Dan heeft u ook waarschijnlijk niet de waarschuwing nodig dat een goed contract management kan voorkomen dat u in dergelijke procedures terecht komt.

Dus ... contractmanagement een "must"?
Ja, zonder enige twijfel. Wij hebben in de praktijk geleerd hoe belangrijk het is dat een goed contract is overeengekomen in een vroeg stadium van het werk. Met grote regelmaat hebben wij onze klanten versteld doen staan wat voor extra winst en efficiency er werd gecreëerd door een degelijk contract vroegtijdig met de klant / leverancier af te kunnen stemmen. Bedrijven die nog altijd de Calvinistische mening zijn toegedaan dat de blauwe ogen volstaan, zijn niet meer van deze tijd. Ook het delegeren van dergelijke complexe verantwoordelijkheden aan medewerkers met beperkte commerciële en juridische ervaring is niet wijs. Twijfel niet, maar neem een externe specialist in de arm indien geen specialist in de eigen organisatie werkzaam is. Het bespaart u veel geld, tijd en ergernis. The proof is in the pudding!

En wat doen wij?
Wat u maar wenst, en wat we kunnen! We begeleiden, coachen, voeren uit, onderhandelen, adviseren. In de praktijk stelt u de commerciële eisen c.q. doelen, wij proberen die te bereiken. Wij toetsen of initiëren de contracten, wij rapporteren de risico's, evalueren de algemene voorwaarden, uw juridische positie, wij onderhandelen met de andere partij, wij begeleiden u in uw strategie en we assisteren u in het contractonderhoud, de correspondentie, de anticipatie op de risico's onderweg en uw meerwerkclaims.

Uit de praktijk is gebleken dat wij vaak niet meer dan tussen de 80 en 160 uur assistentie hoeven te verlenen om u op verantwoorde wijze met uw contracten te assisteren. Soms volstaat een simpele scan van de aanbieding en het contract, en zijn we veel sneller klaar. Tevens zijn onze uren en kosten met regelmaat te verdisconteren met uw opdrachtgever, afhankelijk natuurlijk van de projectconstructie. Zo gebeurt het ook dat wij budgetneutraal of zelfs met bescheiden winst worden ingezet. Komen wij echter in beeld bij claims, dan blijkt het aantal uren veel en veel groter te zijn, omdat het uitzoeken van complexe papierstromen (als zaken al op papier zijn geregeld) vaak uren, soms dagen, extra werk vergt. Maar tenslotte beslist u of u veel risico wilt dragen, met alle mogelijke kosten van dien, of dat u een bescheiden investering pleegt in externe professionele ondersteuning.

De keuze is aan u, maar is het eigenlijk nog wel een keuze?